Century

Genel Özellikler

Kullanım kolaylığı,

Kolay kullanım, doküman yönetimi (DYS) projelerinin hem başarı şansını yükseltmekte hem de firmalarda uygulama süresini kısaltmaktadır. Bu gerçekten yola çıkan PaperWork'ün tasarımının temelinde, benzersiz kullanım kolaylığı yatmaktadır.

MS OFFICE ürünlerinin içerisinden çalışma

PaperWork'ün temel amacı, kullanıcıların günlük çalışma hayatlarında üzerinde işlem yaptıkları, elektronik dokümanların arşiv ve yönetimini, mümkün olan en kolay şekilde yapmalarını sağlamaktır. PaperWork MS Office eklentileriyle Word, Excel, PowerPoint, Outlook, gibi Microsoft uygulamaların içerisinden, başka bir yazılıma ihtiyaç duymadan, bu uygulamaların menülerine yerleşen, PaperWork ile dokümanlarınızı arşivleyip yönetebilirsiniz.

• . Çabuk arşivleme için geliştirilen, sürükle bırak istasyonu (Dropzone) sayesinde, her türlü dokümanı veya klasörü masaüstündeki PaperWork ikonu üzerine bıraktığınızda arşivlemiş olursunuz. PaperWork de bulunan dokümanlarım klasörü özelliği ile, kişisel dosyalarınız, PaperWork deki kişisel arşiviniz ile senkronize edilebilir.
• 
  

• . Yine aynı şekilde kullanım kolaylığı düşünülerek hazırlanmış olan sürükle bırak alanı sayesinde, her . türlü dokümanı masaüstünde her zaman bulunan PaperWork ikonu üzerine bıraktığınızda, arşivlemiş olursunuz.

• . Bilgisayar üzerinde herhangi bir dosyanın üzerine fare ile sağ tıklandığında, çıkan menü ile arşive . atabilme.
  
  

• . PaperWork arşivinde bulunan, her türlü dokümanın sürükle bırak yöntemi ile masaüstüne kısa yolu oluşturulur.(Oluşturulan kısa yol 128 bit şifrelenmiş olup yetkisi olmayan kullanıcılar tarafından görülemez).
  
  

• . Fare ile kısa yolların üzerine sağ tıklama yapıldığında, yetkiler dâhilinde dokümanın her türlü bilgisine kolaylıkla ulaşılır.

 

• . Kullanıcıya özel olarak, görünüm ayarlarının değiştirilebilmesi ile kişisel ayarlar yapılabilir

 

• . Kullanıcılar, son kullanılan dokümanlar bölümü aracılığıyla en son kullandığı dokümanlara kolaylıkla erişebilir.

 

Esnek dosya kartları yapısı,

PaperWork'ün esnek dosya kartları sayesinde, firmanızda PaperWork'ün uygulama alanlarını genişletmeniz mümkündür. Dosya kartları üzerinde tanımlayacağınız, veri alanları sayesinde, uygulamayı kendinize göre özelleştirebilir ve çeşitli bilgileri sistem üzerinde tutabilirsiniz.

Bir dosya kartı üzerinde sınırsız sayıda veri alanı tanımlanabilir,

• . Veri alanları üzerinde ise, şu veri tipleri kullanılabilir;
• 
  . Yazı Alanı (Text),Sayı alanı (Float),Tarih Alanı (Date),Saat alanı (Time),Para Alanı (Currency),Serbest
  
  . Yazı Alanı (Memo),Kontrol Alanı (Check),Liste Alanı (Combobox),Çoklu Liste Alanı (ListBox),Sayaç Alanı (Belirlenen formatlarda otomatik numara üreten alanlar) Tasarlanan dosya kartlarına sınırsız sayıda kayıt girilebilir.
  
  
• . Veri alanları üzerinden gelişmiş aramalar yapılabilir, yapılan aramaları kaydedilebilir ve daha sonra tekrar kullanılabilir,
• 
  . Girilen veri alanları bilgileri arasında ilişkiler (relations) tanımlanabilir ve takip edilebilir.
• 
  . Kayıtlara silinme tarihi atanabilir. Tarihi gelen kayıtlar otomatik olarak sistemden silinebilir.
• 
  . Dosya kartlarına sınırsız sayıda doküman ilişkilendirilebilir.
• 
  . Dosya kartının ana kayıt ve alt kayıt yapısı sayesinde, dokümanların birden fazla dosya kartıyla ilişkilendirilmesi sağlanır.

 

Gelişmiş arşiv / doküman yönetimi,

• . Bilgisayarınızda, dokümanı yaratan uygulama olmasa bile, PaperWork'ün ön izleme (preview) aracı sayesinde dokümanı açabilirsiniz. (Örneğin MS Word yazılımı olmayan bir kullanıcı word dokümanını inceleyebilir)

. Sınırsız sayıda çalışma alanı (workspace) tanımlanabilir. Bu çalışma alanları sayesinde o çalışma alanı ile ilgili bilgi ve dokümanlara ana arşivde arama yapmadan, hızlıca ulaşılır.

• . Arşivlenen doküman tipleri sistem tarafından otomatik olarak tanınır
  
  
• . Bilgisayarınızda bulunan MS Office belgelerinin özet bilgilerini (otomatik oluşturan) otomatik alarak sisteme atılır.
  
  
• . Sisteme eklenen dokümanlar ayıraçlar (Seperatör) ile gruplanabilir. Ayıraçlarlara not yazabilir ve bu notlar, aramalara dâhil edilir.
  
  
• . OCR 'ın daha başarılı olması için, dokümanın dilini seçilebilir.
  
  
• . Dokümanlara profil atanabilir.
  
  
• . Doküman bazında yetkilendirme yapılabilir
  
  
• . Dokümanlara yaşam döngüsü tanımlanabilir (Life Cycle) . Belirtilen sürenin sonunda, doküman sistemden otomatik olarak silinir
  
  
• . Dokümanların yeni versiyonlarını otomatik olarak oluşturulur, değiştirilir ve yeni hali sisteme atılır. (Check in/out)
  
  
• . Dokümanlar üzerinde istenildiği kadar not iliştirilebilir ve bu notlar içinde de arama yapılabilir.
  
  
• . Doküman bazında tarihçe(log) bulunur. Dokümanın kimin tarafından, ne zaman kaydedildiği, değiştirildiği kolay bir şekilde görülebilir.
  
  
• . Sisteme dâhil edilen bütün dokümanlar yetkiler dâhilinde, elektronik posta sihirbazı (e-mail) aracılığıyla kolay bir şekilde gönderilebilir
  
  
• . Sisteme dâhil edilen bütün dokümanlar yetkiler dâhilinde, faks gönderme sihirbazı aracılığıyla merkezi bir yapıda faks ile gönderilebilir.
• 
  . Görüntü dokümanlarının (tiff,djvu,bmp,jpg),dokümanı açmadan, içeriğinde ne olduğunu gösteren, küçük görüntüleri(Thumbnail) vardır.
• 
  . Dokümanlar arasında ilişki tanımlanabilir. İlişkili dokümanlardan herhangi birinin açılması durumunda, diğerlerinin de otomatik olarak açılması sağlanır.
• 
  . Gelişmiş PaperWork görüntüleyicisi sayesinde her türlü görüntü (Tiff, bmp, jpeg, djvu, vb.) üzerinde büyütme, küçültme, çevirme, kesme, yapıştırma gibi işlemleri yapılabilir.
• 
  . PaperWork görüntüleyicisi sayesinde görüntüler üzerinde belirteçler (Annotations) kullanılabilir;Not alanları (post-it),Damga (Stamp),Çizgi, Kutucuklar, Elipsler, Yazı yazabilme
• 
  . Yapılan belirteçler ayrı bir katman olarak tutulur ve orijinal görüntüyü bozmaz. Aramalarda belirteçlerin içerikleri üzerinden arama yapılabilir. Yetkilendirme yapısı sayesinde istenen kullanıcılara gösterilir veya gizlenebilir.
• 
  . PaperWork'e aktarılan taranmış dokümanlar karakter tanımlama (OCR) işleminden geçirilir ve içerik aramalarına otomatik olarak dâhil edilir (OCR yazılımı sunucu tabanlı olup kullanıcının herhangi bir işlem yapmasına gerek duymadan çalışır)
• 
  . Gelişmiş mesajlaşma alt yapısı sayesinde, sistemde aktif olan kullanıcılara, mesaj atılabilir, dosya kartı ve doküman yollanabilir, Mesajların tarihçesi sistem üzerinde tutulur
• 
  . Kullanıcıların sildiği bütün dokümanlar kendi geri dönüşüm kutusuna gider. Gerekli görüldüğünde, kullanıcı tarafından kurtarılabilir. Güvenlik sebebiyle, sistem yöneticisinin silinmesine onay vermediği dokümanlar silinemez.
• 
  . Kullanıcı kendine ait dokümanları diğer kullanıcılardan bağımsız, dokümanlarım bölümünde özel olarak arşivleyebilir. Senkronizasyon özelliği sayesinde kendi makinesindeki herhangi bir klasörü senkronize ederek son hallerini sisteme atabilir.
• 
  . Şirket içinde sıkça kullanılan doküman tiplerine (izin formu, toplantı tutanağı, vb.), sistemde taslaklarım bölümümden hızlıca ulaşılabilir
• 
  . Kullanıcılar gelişmiş arama motoru aracılığıyla sistem dâhilinde kaydedilen ve yetkisi olan bütün dokümanlar üzerinden tam metin arama(full text) yapabilir. Arama sonuçlarını kaydedebilir ve daha sonra tekrar kullanabilir. Arama sonucunda gelen dokümanları tek tıkla açabilir.
• 
  . Her türlü faks sunucusuyla bütünleşmiş olarak çalışabilir. Kuruma gelen bütün fakslar otomatik olarak arşive dâhil edilebilir. Gelen fakslar sahiplerine yönlendirilebilir.
• 
  . Gelişmiş doküman akışı Docflow© ile evraklar kurum içerisinde dolaştırılabilir. Görsel bir tasarım aracı sayesinde kurum içindeki akışlar tasarlanır. Gerekli uyarı ve kontrol mekanizmaları eklenir. Bu yapıya dâhil edilen dokümanlarda gerekli uyarılarla kullanıcılar arasında dolaşabilir, tarihçesi incelenebilir ve akışta hangi safhada olduğu görülebilir. Beklemeler ve gecikmelerde otomatik uyarı mesajları ve elektronik postalar gönderilebilir.
• 
  . PaperWork görüntüleyicisinin tarayıcı desteği sayesinde her kullanıcının makinesine bağlı olan tarayıcıyı, programdan çıkmadan ve ek lisansa ihtiyaç duymadan kullanabilir. (TWAIN ve ISIS desteği mevcuttur)
• 
  . Sistem dâhilinde aramalarda kullanmak amacıyla sözlük yapısı mevcuttur. Kelimeler eş anlamları ile genel veya özel kullanım amacıyla sözlüğe dâhil edilebilir veya çıkartılabilir.
• 
  . Elektronik imza altyapısı sayesinde dokümanlar şifrelenebilir ve yetkisi olmayanlardan gizlenebilir.
• Her dilde sorunsuz çalışabilir. Sıralamalarda ve aramalarda diiler aynı anda kullanabilir.
• 
  . V3 uyumlu LDAP sunucularla veya Microsoft Active Directory ile beraber çalışabilir.
• 
  . Çoklu dil desteği. (Mevcut diller Türkçe, İngilizce) Yapısı gereği her türlü dil kolayca eklenebilir. Kullanıcılar istediği dili seçebilir ve sistem üzerinde birden fazla dil eş zamanlı olarak kullanılabilir.
• 
  . Bütün Windows işletim sistemlerinde sorunsuz olarak çalışmaktadır.