Century

 

PaperWork , kullanılmaya başlandığında , dijital sistemin birçok faydasını görürsünüz. İşlem gören tüm dokümanlarınız hakkında güncel bilgiye anında erişebilirsiniz.Dokümanın  paylaşımında veya  elektronik olarak dolaşımında, çesitli bölümlerin aynı anda dokümanlara erişebilmesi satış ve destek ekiplerinin müşteriye bilgi verme süresini kısaltır.

Bir kitabın içerisinde bir bölümü aradığımızda ilk yaptığımız işlem, kitabın arkasında ki indekse bakarak sayfa numarasını öğrenmektir. PaperWork de benzer kolaylığı üretilen içerik için sağlamaktadır.  Fiziksel belgelerin kullanımı sadece resmi olarak talep edildiği durumda gereklidir. Günümüzde çıkan resmi kanunlarla, elektronik belgelerinde hukuken kabul edildiği alanlar gittikçe yaygınlaşmaktadır.Diğer tüm durumlarda işlem yapmak için belgenin bir kopyasına erişmek (fiziksel veya elektronik kopya) yeterlidir. Klasik yöntemde  farklı kişilerin veya  departmanların aynı belgeye erişim ihtiyacı olduğunda belgelerin fotokopisi çekilerek dağıtılmaktadır. Fiziksel kullanımda belgenin bir kopyasını çıkartmak, verimlilik ve maliyet kaybına neden olur. Belge güvenliği de sağlanamaz.Paperwork Uygulaması ile yetkili kullanıcılar ihtiyaç duydukları belgelere bilgisayarlarından anında ulaşabilirler. Paperwork aynı zamanda belgelere erişen ve işlem yapan kullanıcılara ilişkin izleme kayıtları tutar ve gerektiğinde raporlar.Böylece, belgelerimizin fiziksel hallerinin yada birden fazla kopyasının dolaşımını ortadan kaldırabiliriz. Dokümanın güvenlik seviyesini de yükseltmiş oluruz.

Kağıt dokümanlar, PaperWork ün tüm kullanıcıları aynı zamanda birer tarama istasyonudurlar.Tüm kullanıcılar,PaperWork arayüzleri üzerinden doğrudan tarama yapabilirler. Gelen fakslar , yapılan faks sunucusu entegrasyonu ile doğrudan sistem içerisine alınır. Günlük iş hayatımızda kağıt dokümanın üzerinde  yaptığımız her türlü işaretlemeler, elektronik olarak gerçekleştirilir. Belirteçler ile post it yapıştırma, işaretleme, boyama, not alma gibi işlemler yapılabilir. Sanal mühür kullanarak, onay, red, incelendi vb içeriklerle de doküman damgalanabilir.

MS Office Uygulamaları, PaperWork Word, Excel, PowerPoint,Outlook gibi uygulamalar ile tam entegrasyona sahiptir. Kullanıcılar bu uygulamalar içinden "tek tıklama" ile dokümanı doğrudan arşive gönderebilirler.Teklif, rapor, sunum ve rapor gibi yarattığınız tüm belgeler yaratıldıkları anda en kolay yoldan arşivlenmiş olur. Outlook entegrasyonu ile gelen elektronik postalarda ekleriyle birlikte arşivlenir. Kullanıcı dostu arayüzleri ile kullanımı teşvik eder.

Gelen/Giden evrak , özellikle muhaberat departmanlarında yoğun doküman trafiği olmaktadır. PaperWork çok miktarda gelen bu dokümanların, en kolay yoldan taranıp sisteme arşivlenmesi için "hızlı arşiv " ekranlarına sahiptir. Bu sayede gelen giden evraklar kayıt altına alınır ve ilgili departmana anında ulaştırılır. "DocFlow "doküman akışı ile belgeler elektronik ortamda onay akışına gönderilebilir. Belgeler üzerinde yapılan  tüm işlemler kayıt altında tutulur. Bu işlemler  istenilen kriterlere göre detaylı olarak raporlanabilir.

 Proje ekipleri, işlerinin bir parçası olarak, yürütmekte oldukları projeler de çok miktarlarda dokümanın ortak olarak paylaşımına gerek duyarlar. "Çalışma alanları" özel olarak proje ekiplerinin doküman paylaşımı için oluşturulmuş bir yapıdır. Kullanıcılar ana arşive girmeden, çalışma alanları üzerinden hızlıca proje dokümanlarına ulaşabilirler.

Abone ol, servisi ile sizin için kritik olan bir dokümanda değişiklik yapıldığında hemen haberiniz olur. Bu özellik ile bir dokümanda, kayıtta veya klasörde başkaları tarafından  güncelleme yapıldığında hem mesaj hem de elektronik posta ile uyarılırsınız. Birbirliyleriyle yoğun şekilde doküman paylaşan departmanlarda belgenin en güncel halinin kullanılması hayati önem taşır. Sistem güncel belgeyle çalışması gerekenleri sürekli olarak uyardığından, yanlış belge kullanımının önüne geçer.

Hemen arşivle butonu (Sürükle bırak alanı (Dropzone)), kullanıcıların belgeleri kolay arşivlemesi için masaüstünde yarı şeffaf olarak bulunan baykuş simgesidir. Kullanıcıların tek haraketle arşivleme işlemini başlatmalarını sağlar. Her türlü doküman ve klasör bu alanın üzerine bırakıldığında anında arşive gönderilir. Kullanıcılar , web sayfaları üzerinde araştırma yaparken de ,  istedikleri herhangi bir sayfayı da bu alanın üzerine bırakarak, arşive gönderebilirler. Benzer şekilde elektronik dokümanlar içerisinde istediğiniz bölümleri bu şekilde arşive gönderebilirsiniz.

Dokümanların gizliliği, PaperWork'ün gelişmiş 4 seviyeli yetkilendirme modülü sayesinde sağlanmaktadır. Arşivdeki her türlü verinin, notların ve üretilen dokümanın  paylaşımı yetkilere bağlıdır. Kişi, grup ve rol bazında verilen yetkiler ile de çalışanların dokümanlara erişimi ve yapabilecekleri işlemler sınırlandırılmaktadır. Bu sayede kritik dokümanların izinsiz olarak ortalıkta dolaşmasının önüne geçilir.

Arama Motoru ,( tam metin arama (full text search)) özelliği ile arşivde bulunan her türlü dokümana, içerisinde geçen kelimelerden ulaşılabilirsiniz. PaperWork'ün indeksleme motoru sistemi yormadan arka planda sürekli çalışarak, arşivlenen her türlü elektronik belgenin indekslenesini sağlar. OCR motoru da benzer işi taranmış dokümanlar için yapar. Gelen-giden fakslar, bilgisayar ortamında üretilen her türlü dokümanlar ve başka kaynaklardan gelen taranmış belgeler üzerinde, her türlü kelime, kelime grupları ve matematiksel fonksiyonlar kullanılarak detaylı aramalar yapabilirsiniz. İstediğiniz dokümanlara ulaşırken zaman kaybetmeniz engellenerek, işiniz için  daha çok zaman yaratılır. Belgeleri arşivlerken kullanılan her türlü indeks alanları üzerinden de arama yaparak belgeye doğrudan da erişebilirsiniz.

Dokümanların onaylanması, klasik yöntemde imza defterleri içerisinde dokümanlar onay için yöneticileri dolaşır. Bu hem zaman hemde iş gücü kaybına neden olmaktadır. PaperWork'ün DocFlow modülü ile sistem üzerinde bulunan dokümanlar, kurumun süreçlerine göre tasarlanan akış içerisinde, onay noktalarını elektronik olarak dolaşır. Bu dolaşım sırasında yapılan tüm işlemler kayıt altına alınır. İstenildiğinde detaylı olarak raporlanabilir. Rapor arayüzü üzerinden dokümanın hangi onay noktasında işlem gördüğünü anlık  grafiksel olarak görebilirsiniz. Bu sayede, dokümanın  kurum içerisinde hangi noktada onay da beklediğini öğrenmek için telefon görüşmeleri yapmanıza gerek kalmaz. Onay noktalarında dokümanın ne kadar süre kalabileceğini belirleyip, bu sürenin aşımında yöneticisine uyarı e-postasının atılmasını sağlayabilirsiniz.

Doküman hakkındaki yazışmalar, sistem üzerinde kayıt altındadır. Bir dokümanı PaperWork içerisinden yetkiniz var ise iki şekilde bir başkasına yollayabilirsiniz. Birincisi, evrak gönder ile bir başka PaperWork kullanıcısına yollayabilirsiniz. İkinci yöntemde ise elektronik posta ile yollayabilirsiniz. Her iki yöntemde PaperWork doküman üzerine yaptığınız yazışmaları, ilgili dokümanın ekinde arşivler. Böylece, arşivde bir dokümana ulaştığınızda o dokümanın tarihçesinde , doküman hakkında yapılan yazışmaları ve elektronik postaları görebilirsiniz