En basit sigorta poliçesi bile, ekleriyle beraber onlarca dokümandan oluşmaktadır. Poliçe başvuru formu, nüfus cüzdan fotokopisi, ikametgah, sağlık raporu vb. gibi çeşitli ebatlarda ve sayılarda ki dokümanların arşivlenmesi, işlemden geçmesi çok zaman kaybına neden olmaktadır. Acentalardan bu dokümanların genel müdürlüğe ulaştırılmasında kullanılan faks ise hem zaman kaybına hemde maliyetlerin artmasına neden olmaktadır. Belgelerde bir eksiklik olduğunda tekrar fakslamak için harcanan zaman verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir. Gönderilen belgelerin asılllarının genel müdürlükte arşivlenmesi ve yönetilmeside yoğun iş gücü gerektirmektedir. İşlemde kullanılan dokümanların çokluğu, hata oranınıda arttırmaktadır.

        Çalışanlarınız zamanlarının büyük bölümünü dokümanları bulmak, düzene sokmak, üzerine notlar almak, fotokopi çekmek, faks çekmek ve arşivlemek için harcamaktadır. Gelen poliçeler üzerindeki müşteri bilgileri sigortacılık sistemine insan gücü kullanılarak aktarılmaktadır. Bu da yüksek hata oranının oluşmasına ve veri giriş maliyetlerinin yüksek olmasına neden olmaktadır.

        Bu tür başvuru Formlarının PW FormMagic form işleme yazılımı ile ICR,OCR,barcode ve OMR motorları kullanılarak el değmeden otomatik olarak işlenmesiyle verimlilik artar ve hata oranlarınız düşer. PaperWork kullanılmaya başladığında ofislerinizde geri dönüşünü çok hızlı görmeye başlarsınız. Kağıtsız ofislerde çalışanlarınızın verimliliği artar ve kağıtla uğraşmak yerine sigortaçılıkla ilgili işlere daha çok zaman harcamaya başlarlar.