PaperWork gelen giden evrak çözümünün faydaları

• Süreli cevaplanması gereken belgelere zamanında cevap verilmesi sağlanır
• Gelen/giden evrak defteri ortadan kalkar, belgeler elektronik ortamda takip edilir.
• Gelen evrak ile verilen cevap kolaylıkla ilişkilendirilerek, her iki tarafdan da  belgeye hemen ulaşılabilir.
• Resmi ve iç yazışmalarda tam kontrol sağlanır
• Belge taranarak sisteme kayıt edildiği anda, ilgili bölüme anında ulaştırılır. Belgenin fiziksel olarak dağıtımındaki zaman kaybı , yanlış dağıtımı ve gizliliğinin sağlanmasındaki tüm sorunlar ortadan kalkar.
• Gelen/Giden evraklarınız kayıt altına alınır
• Belgelerin kontrolsüz olarak, kopyalanarak dağıtılmasının önüne geçilir
• Detaylı denetleme raporları ile yapılan tüm değişikliklerin takibi yapılır. Belgeyi  sisteme kayıt eden bölüm/kişler, dağıtıldığı noktalar, dağıtım zamanı ve tarihi, belgeyi okuyanlar, belge üzerinde değişiklik yapanlar, belge hakkında yapılan iç yazışmalar vb her türlü bilgi , raporlama aracı ile raporlanabilir ve excel'e aktarılabilir.
• Gelişmiş güvenlik altyapısı sayesinde verilere ve belgelere ulaşım tam olarak kontrol edilir. Yetkisiz kişiler bilgiye ulaşması engellenir.
• Yetki verilmesi durumunda tüm grup içerisindeki bölümler kendileri ile ilgili belgelere hemen ulaşabilirler
• Belge kayıt edilirken belirlenen tüm anahtar kelimelerden arama yapılabilir. İstenilen belgeye zaman kaybeden ulaşılabilir.
• Tam metin arama(full text search) özelliği ile belge içinde geçen kelimelerden, belgeye hemen ulaşılır

• Sekreterya veya muhaberat bölümü ,gelen evrak üzerine belirteçler yardımıyla ilgili bölüme yollamadan önce çeşitli işaretlemeler yapabilir. Önemli bölümleri işaretleyebilir, post it yapıştırabilir. Görüldü,onaylandı,yollandı vb gibi kelimelerle sanal olarak damgalayabilir. Bu damgalar ve işaretlemeler  kişiye özeldir, taklit edilemez ve başkası tarafından değiştirelemez.
• Sistemin abonelik özelliği ile kurum içerisindeki her bölüm kendilerine ait gelen evrak klasörüne üye olurlar. Sekreterya veya muhaberat bölümü bu klasöre bir belge koyduğu anda, ilgili kişilere yeni evrak geldi diye e-posta ve iç mesaj yollanır. Bu sayede evrak geldiği anda ilgili kişiler anında bilgilendirilir.
• Sistemin gelişmiş bir arama motoru vardır. Kullanıcılar, taranmış veya MS Office,PDF gibi her türlü formattaki belgeye içerisinde geçen kelimelerden veya indeks bilgilerinden arama yaparak ulaşabilirler. PaperWork'ün OCR ve indeks sunucuları arka planda çalışarak, otomatik olarak tüm gelen/giden evrakların , indeks bilgilerini oluşturur.
• Tüm kullanıcılar birer tarama istasyonudurlar. Herhangi bir tarama uygulamasına ihtiyaç duymazlar. Doğrudan PaperWork'ü kullanarak tarama yapabilirler.
• Önizleme sunucusu, otomatik olarak kayıt edilen her belgenin tiff formatında önizlemesini oluşturur. Böylece kullanıcıların bilgisayarında , o belgeyi yaratan uygulama olmasa bile, PaperWork görüntüleyicisi ile belgeyi açıp içeriğine bakabilirler.

• Gelen evrağın kurum içerisindeki akış süreci belirli ise, evrak akış modülü ile otomatik olarak kurum içerisnde dolaşması sağlanabilir. Grafiksel olarak olarak akış tasarlanır ve her onay noktasında kalacağı süreler bile sisteme tanımlanabilir. Bu süreler aşıldığında sistem, otomatik olarak ilgili birim yöneticisine uyarı e- postası ve mesajı atar. Birimlerde işlem gören belge sayısı, işlem zamanları , süre aşımları gibi detaylı yönetsel raporlar gelen/giden evrak sisteminizin verimliliğini ölçmenizi ve aksayan noktalarını tespit etmenizi sağlar.
• Yoğun gelen evrak trafiğine sahip olan kurumlar, gelen/giden evrak hızlı arşiv ekranları ile kısa sürede belgeleri doğrudan PaperWork ekranlarından tarayarak sisteme aktarırlar. Bu bölümde çok sayıda belgenin en kısa sürede taranıp, anahtar kelimelerle sisteme aktarılmasını sağlayan bir çok kolaylık bulunmaktadır. Belgelerin isimlendirilmesi ve indekslenmesi tanımlanabilir klavye kısayol tuşları ile çok hızlanır.