GGSoft, profesyonel danışmanları ile 1998 yılından beri, çeşitli sektörlerde faliyet gösteren firmaların dokümanlar ile yaptıkları işlemleri analiz etmektedir. Bu birikimin sonucunda oluşan, Doküman İşleme Platformunun(DİP) amacı, firmaların doküman ile gerçekleştirdikleri her türlü işlemi, en verimli şekilde yapmalarını sağlayarak maliyetlerini düşürmektir. GGSoft, PaperWork, DocFlow, FormMagic gibi yazılım çözümlerimiz ile profesyonel danışmanlık ve servis büro hizmetlerimizi tek bir nokta da toplayarak, doküman işleme platformunu oluşturmuştur. Yıllar içerisinde oluşan bilgiye dayanan bu platform, kendi kendini geliştiren, yaşayan canlı bir sistemdir. DİP'in merkezinde müşteri menuniyeti bulunmaktadır.

       Bu canlı sistem, her yeni müşteri ile yeteneklerini arttırmaktadır.Bu platformdaki yazılım ve danışmanlık hizmetleri,ihtiyaçlarınıza göre şekillenerek,sistemden en iyi performansı almanızı sağlar. Uzman danışmanlarımız, yazılım ve servis büro hizmet bileşenlerini, firmanıza en uygun süreçler dahilinde uygular.DİP kapsamında oluşturulan servis büro hizmetleri, yazılım çözümümüz ile birleştirilerek, dış kaynak hizmeti olarak müşterilerimize sunulmaktadır. Bu sayede firmalar Doküman İşleme Platformunu dış kaynak hizmet kullanımı olarak tedarik edebilmektedirler.DİP, firmanızda doküman ile yapılan tüm işlemleri optimize ederek, işinize daha çok zaman ayırmanızı sağlar.

        Firmalar, işlerini daha iyi yapabilmek ve performanslarını arttırmak için, kurumsal kaynak (ERP) otomasyon çözümlerine büyük miktarlarda yatırımlar yapmaktadırlar. By sayede kullandıkları teknolojiyi her zaman yükseltmeye çalışırlar. Ancak, firmalar bu sistemlere bu kadar yatırım yaparken çeşitli dokümanlar ve formlar üzerindeki bilgileri insan gücü kullanarak ERP sistemine girerek , verimlilik kaybına neden olurlar.

        Şirketlerde karşılaştığımız en büyük sorun, dokümanlar üzerindeki bilgilerin işlenmesinde oluşan zaman kaybının, şirketin tüm iş süreçlerini yavaşlatmasıdır. Günümüzde firmaların ERP sistemlerine, müşterilerinden, tedarikçilerden, gelen dokümanlar ile kendilerinde oluşan finansal ve üretim dokümanlarını veri olarak girmesi gerekmektedir Aynı şekilde firmaların günlük işleyişte kullandıkları teknik servis formları, başvuru formları gibi farklı tipte ve miktarda formlar bulunmaktadır.Özellikle firmaların finansal departmanlarında, gelen faturaların üzerindeki bilgiler, muhasebe veya ERP yazılımlarının içerisine insan gücü kullanılarak girilmektedir.. Bu da süreçlerin çok yavaşlamasına ve hata oranının yüksek olmasından dolayı yanlış bilgilerin sisteme aktarılmasına neden olmaktadır. Bilgilerin sisteme girilmesinde insan gücü kullanılmasının yarattığı zaman ve işgücü kaybı çok büyüktür. Bunu hatalı veri girişinin tespit edilmesi, izlenmesi ve düzeltilmesi süreci takip eder. Burada da harcayacağımız zaman ve işgücünü de göz önüne alırsak, veri girişinin bize toplam maliyeti çok yüksek olmaktadır.

        Klasik yöntemde, formlar ve gelen faturalar gibi dokümanlar üzerindeki bilgiler, insan gücü kullanılarak, ERP veya muhasebe sistemlerine girişi yapılmaktadır. Bu dokümanlarla ilgili herhangi bir problem olduğunda, o belgenin faksla veya kargo ile gönderilmesi istenmektedir. Bu da zaman ve para kaybına neden olmaktadır.

        GGSoft,PaperWork doküman işleme platformu çözümünü, sunduğu profesyonel hizmetler ile süreçlerinizi analiz ederek, verimliliğinizi arttıracak şekilde firmanıza uyarlar.Çeşitli kanallardan gelen fakslar,elle doldurulan formlar, anket formları, ve taranmış dokümanlar PaperWork FormMagic ürünümüz içerisindeki OCR,ICR,OMR ve barcode işlemcileri tarafından daha önceden hazırlanmış kalıp formlar dikkate alınarak analiz edilir. Dokümanlar üzerindeki belirli bölgelerde bulunan bilgiler işlenerek veri olarak hazır hale getirilir. Elde edilen bilgilerin daha önceden tanımlanmış kurallar dahilinde, beklenen değerler içinde olup olmadığı kontrol edilir. Onaydan geçen veriler otomatik olarak PaperWork entegrasyon sunucusu ile istenen kurumsal kaynak,CRM veya muhasebe sistemine parçalar halinde veya eş zamanlı olarak gönderilir. FormMagic tarafından işlem gören tüm dokümanlar, otomatik olarak PaperWork içinde arşivlenerek her an ulaşılabilir durumda olur.

        Aynı zamanda formlar ve dokümanlar üzerinden elde edilen verilere göre, dokümanlarınızı PaperWork Docflow ile akışa sokulabilir ve daha önceden tanımlanmış akışlarınız içerisinde ,onay noktalarınız arasında dolaştırarak işlemlerini tamamlayabilirsiniz.

        Dokümanlarınızın işlenmesi (form işleme), arşivlenmesi,yönetilmesi, web üzerinden paylaşılması ve iş akışına dahil edilmesi için, sadece PaperWork ürün ailesi yeterlidir. Bu işlemler için başka yazılımlara ihtiyacınız yoktur. DİP sayesinde, ihtiyaçlarınız tek bir yazılım tarafından karşılanacağından karmaşık veri transferlerine ve farklı yazılımların işletim maliyetlerine katlanmanıza gerek kalmaz.