Kayseri KocaSinan Belediyesi İmar İşleri Müdürlüğü

Bilindiği üzere dijital olmayan tüm belgelerde zaman içerisinde çeşitli deformasyonlar olmaktadır. Harita ve Ruhsatlar gibi çok uzun süre arşivlenen belge tiplerinde bu deformasyon çok ciddi boyutlara ulaşabilmektedir. Aynı zamandada arşivlerden bu belgelerin bulunup hızlıca gerektiği yere ulaştırılması  gibi durumlarda zorluklar yaşanmaktadır. Kayseri KocaSinan Belediyesi  İmar İşleri Müdürlüğü tüm Harita ve Ruhsat Dosyalarını PaperWork içerisinde arşivlemektedir. Bu sayede istenildiğinde bulunması zaman alan dosyalara anında ve yetkiler dahilinde ulaşılabilinecek ve bu esnadada belgeler fiziksel deformasyonlardan korunmuş olacaklardır. Kayseri Koca Sinan Belediyesi İmar İşleri Müdürlüğü PaperWork seçimiyle artık bir adım daha önde.

Kullanılan Uygulama ve Hizmetler
Paperwork Uygulama sunucusu
OCR sunucusu
PaperWork.Net Web sunucusu

TUBITAK Uzay Teknolojileri Araştırma Enstitüsü

TUBITAK Uzay Teknolojileri Arastirma Enstitusu, kurum içi iş akışı ihtiyaçlarını karşılamak için KoçSistem ve GGSoft tarafından sağlanan EMC Documentum Taskspace ürününü tercih etti. Gerçekleştirilen proje ile TUBITAK Uzay Teknolojileri Arastirma Enstitusu çalışanları izin formları, masraf formları iş başvuru formları gibi formları elektronik olarak doldurup kurumsal süreçleri otomatik olarak işletebilecekler. TUBITAK Uzay Teknolojileri Arastirma Enstitusu bünyesinde yer alan diğer yazılımlar ile entegrasyon çalışmaları yapılarak izin formları gibi formlarda gereken bilgiler TUBITAK Uzay veri tabanından alınarak kullanılıyor ve onaylanan formların bilgileri (izin formu, masraf formu vb.) TUBITAK Uzay uygulamalarına aktarılıyor.

GGSoft ve TUBITAK Uzay Teknolojileri Arastirma Enstitusu ile ortaklaşa yapılan çalışmalarda, kurum çalışanlarının elektronik form tasarımlarını kendilerinin yapabilmesi ve iş akışlarının kurum çalışanları tarafından tasarlanabilmesi için gereken eğitimler GGSoft danışmanları tarafından sağlanıyor.

 Kullanilan Ürün ve Hizmetler

Documentum Content Server

TaskSpace( Business Process Engine, Form Designer)

GGSoft Danışmanlık Hizmet

İSKİ - İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi

Artan sorumlulukları ve büyüyen kurumsal yapısıyla İSKİ içerik yönetim ihtiyacı için alanında lider EMC Documentum ürünlerini tercih etmiştir. İSKİ, kurum içerisinde kullanılan dokümanların elektronik ortamda paylaşılması, üretimi, yönetimi ve dokümanların yaşam döngüsü süreçlerinin takip edilmesi gibi fonksiyonları yerine getirmek, içerik yönetim uygulama altyapısı ile İSKİ birimlerinde ihtiyaç duyulan içerik yönetim ihtiyacının giderilmesi amacıyla GGSoft ve Proline tarafından gerçekleştirilen projede EMC Documentum ürünlerini kullanmaya başladı.Proje yönetimi Proline nın sistem entegratörlüğünde gerçekleştilmiş olup, Documentum uyarlaması GGSoft tarafından yapılmıştır. . Proje, kapsamında ;

· Genel Evrak,

· Arşiv Yönetimi,

· Hukuk Belge Yönetimi,

· Görsel İçerik Yönetimi,

· Bilgi Hakları Yönetimi

uygulamaları gerçekleştirildi. Hukuk Belge Yönetimi projesi içerisinde İSKİ'nin tüm hukuk evraklarının taranması ve indekslenmesi işleri de GGSoft tarafından servis büro hizmetleri tamamlanmıştır.

Genel Evrak

İSKİ birimleri arasında ve dış kurumlar ile yapılan tüm yazışmalar EMC Documentum tabanlı Genel Evrak yazılımı ile gerçekleştirilmeye başlandı. Genel Evrak biriminde gelen evrakların taranarak kayıt altına alınması ve işlem görmesi gerçekleştirilebiliyor. Tamamlanan proje ile birlikte İSKİ genelinde yazışmalarda tek numara uygulamasına geçilirken, standart dosya planı uygulanması ve Genel Evrak'tan arşive uzanan bütünsel bir çalışmanın altyapısı hazırlandı.

Arşiv Yönetimi

Arşiv Yönetimi uygulaması ile Genel Evrak'tan başlayarak tüm dosyaların birim ve kurum arşivlerinde kayıt altına alınması, kurum arşivine ve/veya Devlet Arşivleri'ne devri ve imhasına kadar uzanan süreç EMC Documentum içerik yönetim altyapısı kullanılarak gerçekleştirildi.

Hukuk Belge Yönetimi

İSKİ Hukuk biriminde yer alan evraklar taranarak EMC Documentum içerisinde kayıt altına alındı. Gerçekleştirilen çalışmalar ile İSKİ Hukuk biriminde kullanılmakta olan Hukuk Takip Yazılımı ile entegrasyon sağlanarak dava ve icra kayıtları üzerinden dosyalara doğrudan erişim, yeni belge ekleme ve belge yönetimi işlemlerinin yapılabilmesi sağlandı.

Görsel İçerik Yönetimi

İstanbul kanalizasyon altyapısında gerçekleştirilen çalışmalara ve gözlemlere ait video kayıtlarının EMC Documentum Görsel İçerik Yönetimi (Digital Asset Manager) uygulamaları kullanılarak kayıt altına alınmasına, farklı formatlara çevrilerek ön izlemelerinin otomatik olarak oluşturulmasına başlandı.

Bilgi Hakları Yönetimi

EMC Documentum içerisinde kayıt altına alınan belgelerin kullanıcı yetkilerine bağlı olarak sadece belirli sure ile erişilebilmesi, okunabilmesi, değiştirilebilmesi, yazıcıdan çıktısının alınabilmesi gibi ileri düzey yetkilendirilmesine yönelik Bilgi Hakları Yönetimi (IRM - Information Rights Management) modülleri devreye alındı.

Kullanılan çözüm ve hizmetler
Documentum Content Server
Webtop
SourceOne email management
Digital Asset manager
BPM
IRM
Servis Büro (tarama ve indeksleme)

İstanbul Araştırma Hastanesi ,

İstanbul Eğitim ve Araştırma hastanesinin hasta dosyaları arşivi PaperWork ile elektronik ortamda,

Hastane, Türkiye de hasta dosyaları arşivi konusunda en tecrübeli çözümü olan PaperWork uygulamasına karar verdi. EML firmasının sistem entegratörlüğünde yürütülen  projede

PaperWork uygulaması GGSoft tarafından, servis büro tarama hizmetleri ise EML tarafından sağlanmaktadır. Proje sonunda yaklaşık 20.000.000 sayfa olan hasta dosyaları arşivi , elektronik ortama aktarılmış olacaktır.

PaperWork üzerinde arşivlenen hasta dosyaları, yetkiler dahilinde 1000'nin üzerinde kullanıcıya paylaştırılacaktır. Bu proje hastane verimliliği arttırmayı hedeflemektedir.

Sağlık personeli PaperWork üzerinde bulunan, hasta dosyasının içindeki tüm dokümanlara yetkileri dahilinde, tek bir merkezden bilgisayar sistemi üzerinden çok hızlı şekilde ulaşabilir. Artık arşivden hasta dosyalarının bölümlere ulaştırılıp geri toplanmasına gerek kalmadığından zaman kaybı önlenir ve hastalarınıza çok daha hızlı hizmet vermeniz sağlanmış olur. Operasyon maliyetleriniz azalır

Sağlık ile uğraşan profesyoneller olarak, zaman en değerli kaynağınızdır ve doğru kullanılmazsa , iş yapma maliyetlerinizin artmasına sebep olmaktadır. PaperWork ArchiMed'in "tam metin arama özelliği" özelliği ile gelen-giden fakslar, bilgisayar ortamında üretilen her türlü dokümanlar ve başka kaynaklardan gelen fiziksel evraklar üzerinde, gelişmiş sorgu modülünün, her türlü kelime, kelime grupları ve matematiksel fonksiyonlar kullanılarak yapılan detaylı aramalarıyla, istenilen dokümanlara hızla ulaşılır. İstediğiniz evraklara ulaşırken zaman kaybetmenizi engelleyerek, işiniz için size daha çok zaman yaratır.

Kullanılan Uygulama ve Hizmetler
Paperwork Uygulama sunucusu
OCR sunucusu
LDAP Entegrasyonu
Servis Büro hizmeti (EML)

BDDK

BDDK' nın elektronik arşivi PaperWork'e emanet.

BDDK, kurum arşivlerinin taranarak elektronik ortama aktarılması projesinde Yazılım altyapısı için PaperWork uygulamalarını tercih etti. 2009 yılı sonuna kadar tamamlanacak olan projede kurum genelindeki tüm belgeler tasnif edilip taranarak elektronik ortama aktarılacak ve PaperWork kullanılarak güvenli erişim sağlanacak. Proje süresince yaklaşık 10,000,000 sayfanın taranması ve indekslenmesi planlanmaktadır.

Kullanılan ürün ve hizmetler,

PaperWork uygulama sunucusu,

OCR sunucusu,

Servis Büro hizmeti

İSTAÇ

İstaç, Doküman Arşiv ve Yönetimi yazılımı olarak PaperWork ürünlerini tercih etti. İstaç'ın bu seçiminde PaperWork ürünlerinin kullanım kolaylığı ve ihtiyaçlarına göre uyarlanmasının ve kullanıma geçişinin kolay ve hızlı olması önemli rol oynadı.

BİTLİS BAYINDIRLIK İL MÜDÜRLÜGÜ

TUBİTAK UEKAE

Kullanılan uygulama ve alınan servisler,
PaperWork Uygulama sunucusu , OCR ve önizleme sunucusu,Djvu sunucusu

Yetkili kişi
Yıldırım Erkal, 262 648 18 31

JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞI

Yetkili kişi
Yrb. Murat İlhan, 312 456 26 21