PaperWork dahilinde geliştirilen çalışma alanı, kullanıcı gruplarının ortak doküman paylaşımı için tasarlanmıştır. Buradaki asıl amaç, belirli bir hedef için, belirli bir zaman aralığında bir araya gelen grupların ana arşive ulaşmadan zaman kaybetmeksizin doküman paylaşımını sağlamaktır.

Kurumlarda zaman içinde, kendi içindeki departmanlar, departmanlar arası ve kurum dışı kullanıcılarla doküman paylaşmak zorunda kalmaktadır. Bu paylaşım yapılırken bütün kurum dokümanları değil de sadece o konu ile ilgili dokümanların paylaşımı esastır. Ayrıca her seferinde bu dokümanların ana arşiv içerisinde aranıp bulunması zaman kaybına sebep olmaktadır. Bütün bunlar gözönüne alındığında, çalışma alanlarının şirketler için, ne kadar kullanışlı ve önemli olduğu ortaya çıkmaktadır.

Çalışma alanlarının şirket içinde ki kullanım örnekleri;

• Bir departman içinde başlatılan herhangi bir proje dokümanlarının paylaşımı.
• Yine departman içinde sık kullanılan ve revize edilen dokümanların paylaşımı.
• Aynı projenin parçası olan departmanların doküman paylaşması.
• Kurumun şubeleri arasında yürütülen projelerde doküman paylaşımı.
• Kurumun, dış kurumlarla, tedarikçilerle, bayileriyle doküman paylaşması.

"Çalışma Alanlarının" kullanımı yukarıda belirtilen örneklerde olduğu gibi daha da arttırılabilir. Amaç, yerinde, hızlı, yetkiler dahilinde kontrollü doküman paylaşmak ve yönetmektir.

Bu konuyu bir örnek ile açıklamak daha kolay olacaktır. Örneğin G&GSoft Yazılım departmanı A müşterisine web tabanlı bir yazılım geliştirmektedir. Bu yazılımı geliştirirken Yazılım departmanı, Satış ve Pazarlama ile bazı dokümanları paylaşmaktadır. Ayrıca A müşterisi teknik ekibi ile dokümanlar paylaşılmaktadır. Yazılımın ara yüzlerini geliştirmesi amacıyla G&GSoft bir WEB grafiker firma ile de işbirliğine gitmiştir.

Üretilen bütün dokümanlar bir çalışma alanında toplanmış, bütün kullanıcılar yetkileri dahilinde ilgili dokümanları buraya koymuştur.

Ekteki ekran görüntüsü ile bu örneği açıklamak daha kolaydır. İhtiyaçlara göre kullanıcılar dokümanları gruplamak için seperatörler oluşturmuşlar ve bu seperatörlere ilgili dokümanları eklemişlerdir. Her kullanıcının hangi seperatörleri görebileceği, gerekiyorsa hangi seperatörlerdeki hangi dokümanlar üzerinde işlem yapabileceği yetkilendirilmiştir. Örneğin yazılım ekibi kullanıcıları "Pazarlama" seperatörünü görememektedir. Aynı şekilde WEB grafikerleri Sadece "Tasarım Dokümanları" seperatörünü görebilmektedir. Zaman içinde dokümanların yeni revizyonları oluşmuş ve versiyonlanmıştır.

Bunun devamı olarak dokümanlar ve seperatörler üzerinde yetkiler dahilinde yapılabilecek işler "Dosya Kartı" ekranında yapılabilen işlemlerle aynıdır; Doküman eklemek, çıkartmak, versiyonlamak, profiller oluşturmak, notlar eklemek, diğer kullanıcılara evrak göndermek, yaşam döngüsü ayarlarını yapabilmek, yetkilendirmek, detaylı doküman tarihçesini incelemek bu ekranın temel özellikleri arasındadır.