Hierarchical Storage Management (HSM) Nedir?

HSM, önemli veya çok kullanılan verilerin daha hızlı ve güvenli medyalar üzerinde saklanırken, daha az kullanılan verilerin daha ucuz medyalar üzerinde saklanmasını sağlayan veri saklama tekniğidir. Belge yönetim sistemlerinde kullanışı ise belge tiplerine, son erişim veya yaratılma tarihlerine göre belgelerin daha ucuz medyalara taşınmasını içerir.

Avantajları Nelerdir?

1. Uzun süredir kullanılmayan belgelerin daha ucuz medyalara taşınmasını sağlayarak maliyetlerde düşüş sağlar.
2. Belge yaşam döngüsüne göre arşivden kaldırılması gereken belgelerin farklı medyalara otomatik olarak taşınmasını sağlar.
3. Sadece değişen arşiv bloklarının yedeklenmesine izin verdiği için yedekleme ve yedeklerden geri dönme sürelerinde büyük düşüşler sağlar.
4. Felaket önleme senaryolarında kısa sürede canlı sisteme geri dönüşü sağlar.
5. Toplam sahip olma maliyetinde büyük düşüşler sağlar.
6. Bakım maliyetlerinde düşüşler sağlar.
7. Verinin değiştirilmesini engellediği için yasal zorunlulukları yerine getirir. (Örneğin Sarbanes-Oxley)
8. Gerektiği zaman sıkıştırma yaparak disk alanından tasarruf sağlar. (%20 ye kadar sıkıştırma yapabilir. )
9. Content Streaming and caching özellikleri ile istemcilere daha süratli belge gönderir.

PaperWork HSM Nasıl Çalışır?

1. PaperWork dahilinde belgeler kurulum parametresine göre ya veritabanı üzerinde yada disk üzerinde saklanabilmektedir. Her iki yöntemin de kendine göre avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. PaperWork HSM ile belgeler disk üzerinde oluşturulan CAS (Content Addressible Storage) dosyalarında saklanır. CAS ile ilgili dünya standartlarını kar amacı gütmeyen CASCommunity organizasyonu belirler. PaperWork HSM, burada belirtilen standartların tamamını desteklemektedir.
2. CAS, kendi bünyesinde barındırdığı yapı ile belgelerin dışarıdan değiştirilebilmesini engeller. Sistem dahilinde değişen elektronik belgelerin her değişen versiyonu ayrı bir belge olarak saklanır ve değişmeyeceği garanti edilir. Ayrıca CAS dosyaları MD5 şifrelenerek sağlandığı için son derece güvenlidir.
3. Kurulum esnasında belgelerin CAS ortamında saklanacağı ve CAS dosyalarının boyutları belirlenir. Buna göre sistemde arşivlenen tüm belgeler CAS dosyalarında arşivlenir.
4. Her CAS dosyası belirtilen sistem parametresine göre belirli boyuta kadar belgeyi arşivler, bu boyuttan sonra belgeler bir sonraki CAS dosyasına yönlendirilir. Bütün işlemler otomatik olarak yapılır.
5. Sistemde her belgenin kayıt tarihi, son erişim tarihi gibi bilgiler saklanır.
6. Her CAS dosyası için son yazılma yapıldığı tarih, son okuma yapıldığı tarih, son yedekleme tarihi, online/ofline olup olmadığına dair bilgiler saklanır.
7. Yedekleme işlemlerinde sadece yedeklenmemiş CAS dosyalarının yedeklenmesi sağlanarak yedekleme süreleri düşürülür.
8. Sistem yöneticisi gerek gördüğü tarihlerde belgenin yaratılış tarihine veya son erişim tarihine göre belgeleri yeni CAS dosyalarına aktarabilir.(Sadece PaperWork arayüzlerini kullanarak) Bu CAS dosyalarını değişik medyalara (Örneğin DVD) aktararak belgeleri offline a alabilir. Bu durumda belgeler her zaman olduğu gibi arama sonuçlarına dahildir. Kullanıcı belgeyi açmaya çalıştığında belgenin hangi tarihte, hangi medyaya alındığına dair bir mesaj ile uyarılır. İlgili medya (Bu örnekte DVD) sisteme takılıp online hale getirilerek belge üzerinde normal çalışma devam ettirilebilir.

Örnek Kullanım Senaryosu;

Örnek kuruluşumuzda mevcutta 800.000 adet taranmış A4 sayfası TIFF G4 formatında olduğunu düşünelim. Sayfaların ortalama boyutunun da 50K civarında olduğunu varsayalım.
Toplam Boyut= 800.000 * 50 = 40.000.000 K / 1024 = 39.06 MB / 1024 = 38.14 GB lık belgemiz var.
Bir CAS dosyasının boyutunun 4GB olduğunu varsayalım. Bu durumda;
38.14 / 4 = 9.5 adet yani 10 adet CAS dosyamız olacak. Sunucu üzerindeki yerleşimi ise;

00001.CAS
00002.CAS
...
00010.CAS şeklinde olacaktır.
1.Bu dosyaların ilk yedeklenmesinden sonra sadece 00010.CAS dosyasına yeni ek belgeler geldiğini düşünelim. Bu durumda sadece bu CAS dosyası yedeklenecektir.
2.Bu dosyalardan 00001.CAS dosyasında bulunan belgelerin kayıt tarihinin 3 yıldan fazla olduğunu düşünelim. Bu durumda ilgili dosya DVD ye yazılarak disk üzerinden silinerek yeni yer açılabilir. Kullanıcı eğer bu CAS dosyasındaki belgelerden birine ihtiyaç duyarsa sistem 00001.CAS isimli dosyanın bulunduğu DVD nin sürücüye takılmasını ister. Takıldıktan sonra kullanıcı belgeye ulaşabilir.
3.Herhangi bir zamanda disk bozulması yaşandığını düşünelim ve 00002.CAS dosyasının bulunduğu disk alanında bad sektörler olduğunu düşünelim.. Bu durumda sistem yöneticisi sadece ilgili dosyayı yedekten geri dönerek sistemin çalışmasını sağlayabilir.
4.Bu CAS dosyaların fiber RAID-5 diskler üzerinde olduğunu ve kapasite sorunu olduğunu düşünelim. İhtiyaç durumunda ilgili CAS dosyalarından en az kullanılanlar daha ucuz bir medyaya (Örneğin IDE diskler, DVD diskler, USB diksler gibi) taşınarak yer açılabilir. Böylece çok erişilen veriler için mevcut disklerde yer açılmış olabilir.
5.Sistem yöneticisi gerek gördüğü durumlarda mevcut CAS dosyalarındaki belgelerin çeşitli özelliklerine göre belgelerin yeni CAS dosyalarına aktarımını ve bu CAS dosyaların değişik medyalarda sıkıştırılarak saklanmasını sağlayabilir.