|
Kullanıcıların zamanla yarıştığı ve yoğun olarak doküman tarayıp, indeksleme yaptıkları ortamlar için geliştirilen hızlı arşiv ekranları , arşivleme ve indeksleme süresini çok kısaltmaktadır.
PaperWork'ün hızlı arşiv özelliği ile , kullanıcılar kısayollar tanımlayabilirler.Bu kısayolları klavyedeki foksiyon tuşlarına atayarak, tek tuşla arşivleme işlemini gerçekleştirebilirler. Taranan dosyanın adının ne olacağı ve hangi klasöre kaydedileceği önceden tanımlanarak kısayol olarak sisteme tanıtılır.İstendiği kadar kısayol tanımlanabilir. Böylece taranan dokümanların isimlendirilmesi ve ilgili klasöre arşivlenmesi, tek tuşa basarak gerçekleştirilir.
Kullanım Alanları
- Muhaberat merkezi gibi yoğun şekilde dokümanın gelip gittiği ortamlarda
- Yığın taramaların yapıldığı toplu doküman arşivlemede
- Tarayanın-indeksleyenin farklı kişiler olması durumlarında
Kurumların
muhaberat
merkezlerinde çok yoğun bir doküman trafiği vardır.
Buradaki çalışanlar gelen dokümanları tarayarak
hızlı arşivin doküman havuzuna kaydederler. Çalışanlar
dokümanın hangi bölüme geldiğini anlayabilirler
ancak hangi indeks bilgileri ile hangi klasörün
altına arşivleneceğini bilemezler. Muhaberatta
ilgili bölümün havuzuna kaydedilen dokümanlar,
bölümün yetkilisi tarafından alınarak arşivlenir.
|
