İş akışını, en basit anlatımla,belirli bir amacı gerçekleştirmek için birbiri ile ilişkili görevlerin bir sıra ile yapılması olarak tanımlayabiliriz.Genelde kurumlarda yaptığımız işlere bir gözatacak olursak , iş akışındaki görevleri herhangi bir elektronik sistem kullanmadan manuel olarak yaptığımızı görürüz. İnsanlar bu işlemler sırasında birlikte çalışırlar ve bilgiyi paylaşırlar.Süreçleri dahilinde, belirlenen çıktıyı alabilmek için , planlanan görevleri gerçekleştirirler. Tüm bu işlemlerin ve bilgi paylaşımının elektronik bir sistem kullanmadan manuel olarak yapılması, kurumlarda verimsizliğe ve yüksek operasyon maliyetlerine yol açar.Efektif BPM sistemleri, verimliliği arttırır, hataları , maliyetleri azaltır ve iş süreçlerini kısaltır. Operasyon süreçlerininizin standart olarak her bölümde uygulanmasını sağlayarak, şirket standartlarını kurumun geneline yayılmasını ve izlenebilir olmasını sağlar.

Birçok kurumda olduğu gibi, yapısal ve yapısal olmayan karmaşık süreçler birçok adımdan ve birçok kişinin katılımından oluşabilir. Ancak bu süreçlerin çoğu bir bölümden diğerine benzer görevler topluluğunu içerir. Bu akışlar en verimli olacak şekilde tasarlanır ve sürekli izlenir.Hedeflerin en önemlisi, mümkün olduğu kadar çok görevi otomatize etmektir. Kendinize en önemli akışlarınızın neler olduğunu sorun. Acaba bu süreçleriniz en verimli şekilde çalışıyor mu?Tüm bu süreçlerinizi düzenleyen ve yöneten uygulamalar bütününü(BPM) olarak adlandırabiliriz..

Documentum'un Business Process Suite uygulaması, BPM 'in iş akışlarının tasarımından uygulanmasına kadar her noktadaki ihtiyaçlarınıza cevap verecek şekilde dizayn edilmiştir. Gelişmiş izleme ve  raporlama özelliklerinin sağladığı anlık performans bilgisi sayesinde, değişen iş koşullarına göre  iş akışlarınızı hemen uyarlayabilirsiniz.

Documentum BPM uygulaması aynı zamanda Documentum içerik yönetimi uygulaması  ile entegre olarak çalışmaktadır. Böylece iş akışları sırasında dokümanlara yönelik versiyonlama,arşiv, indeksten arama, belirteç kullanma, elektronik imza, kayıt yönetimi, doküman yaşam döngüsü gibi tüm işlemleri de sadece Documentum kullanarak yapabilirsiniz.

BPM, iş akışlarının otomotizasyonundan daha fazlasını içerir.

• Şuanki iş akışlarını anlamamızı ve bu bilgiyi kullanarak  ilerikilerini planlamamızı sağlar
• Hangi akışların birbirleriyle bağlantılı olduğunu ve birbirlerini etkilediklerini, kurum hedeflerine nasıl destek verdiklerini anlamamızı sağlar
• Her iş akışındaki,  insan temelli akışların, otomatik işlemlerin ve sistem seviyesindeki entegrasyonların planlamasını yapar.
• Gerçek zamanlı olarak akışların izlenerek, iyileştirmelerin hemen yapılmasını sağlar.
• Analiz ve simülasyon araçlarına sürekli gerçek veri sağlayarak, gelecekteki iyileştirmelere yol gösterir.
• BPM' in getirdikleri.

  • İş akışlarının otomatize edilmesi
  • Yetki sınırları içerisine kalan insanların koordinasyonu
  • Birbirinden farklı uygulamaların ve sistemlerin koordinasyonu
• İş akışlarının tasarım ve uygulamasında, kod yazmadan uyarlama.
• Yasal zorunluluklara göre akışların standartize edilmesi, en performanslı akışların, başka bölümlerde tekrar kullanılabilmesi.

Tüm iş akışlarınızı kontrol ederek Operasyonel verimliliğinizi arttırın

• Documentum BPM'in ölçeklenebilir yapısı ile, çok sayıda kullanıcı aynı anda , dakikada binlerce işlemi gerçekleştirebilirler. İş akışlarıyla ilgili olan tüm bilgi ve dokümanlarda documentum üzerinde arşivlenir ve yönetilir.
• Akış analizi ve gerçek zamanlı performans değerlerinin izlenmesi sayesinde , yöneticiler aktif olarak akışlarını, düzenleyebilirler
• İş akışı çözümü , Documentum'un Arşiv, ortak çalışma, kayıt yönetimi, doküman yönetimi, veri girişi, elektronik form gibi diğer uygulamaları ile de tam olarak desteklenir.
• İş akışlarınızı otomatize ederek, işletme maliyetlerinizi düşürün ve çalışanlarınızın verimliliğini arttırın
• Süreçlerin analizi ve anlık olarak performansın izlenmesi sayesinde ürün ve hizmet kalitesinin arttırılması
• Yasal zorunlulukların ve kurum kurallarının hataya izin vermeksizin, uygulanması
• Karmaşık akışların ve diğer sistemlerle entegrasyonun, kolaylıkla tasarlanması ve uayarlanması
• Gelişmiş planlama fonksyonu ile, işlerin sıra ile kuyruktan dağıtılması ve işlerin bitim zamanlarında uyarıların çalışması
• Akışların, diğer uygulamalarla ve veritabanlarıyla entegrasyonu
• İş akışında yer alan formlarla birlikte, dokümanlarında dolaşması. Bu dokümanlar üzerinde check in/out, anahtar kelimelerle arama ve uyarı gibi işlemlerin yapılması

BPM çözümlerinin en çok kullanıldığı alanlar :

• Medya
  • Reklam alma
  • Haber üretme ve yayınlama

• İnşaat, Mimarlık ve Mühendislik
  • Proje yönetimi
  • Mühendislik değişiklik talepleri
  • Operasyon akışının yönetimi

• Üretim
  • Tedarik zinciri yönetimi
  • Yeni ürün geliştirme
  • Sipariş
  • Faturaların yönetimi

• Toptan parakende satış
  • Dağıtım süreçleri
  • Yönetim
  • Lojistik yönetimi

• Telekominikasyon
  • Müşteri hizmetleri yönetimi
  • Provizyon alma

Documentum BPM çözümünün bileşenleri;

Proces Analyzer: Güçlü bir grafik modelleme arayüzü ile teknik olmayan kişilerin bile rahatlıkla iş akışlarını tasarlamalarını sağlayan bir arayüze sahiptir. Aynı zamanda bu bölümde çok fonksiyonel akış haritalarının doğru çalışıp çalışmadığıda test edilir. Akışlara ait daha önceden veya anlık oluşan ihtiyaçlara göre hazırlanmış raporlamalar burada oluşturulur. Bu raporlarda akışlara ait hedefler, oluşan maliyetler, kullanılan kaynaklar vb gibi bilgiler bulunur.
Tüm tasarlanan akışlar burada arşivlenir. Tasarımlar offline olarak yapılabilir. İstenildiğinde sistem ile senkronize edilebilir.

Process Simulator: Process Analyzer bölümünde  tasarlanan akışlar,        hazırlanan senaryolar doğrultusunda burada test edilir. Process            Simulator, senaryo dahilinde iş akışlarını farklı kullanıcı yüklerine  göre          performans testine tabi tutar. Önceki tasarım ile şimdiki tasarımın      performans değerlerini karşılaştırır. Tasarlanan iş akışını uygulamaya          almadan önce, simülasyonunu yaparak, problemli noktaların ve kaynak       yetersizliğinin ortaya çıkmasını sağlar.

Process Navigator : Web tabanlı arayüzü ile, kurumda çalışan yetkili kişiler, akışlar üzerindeki analizleri buradan izleyebilirler. İş akışlarını tasarlayan kişiler, tasarımlarını yöneticileri ile paylaşabilirler. Kullanıcılar iş akış tasarımlarının arşivlendiği bölüme Process Navigator üzerinden ulaşarak raporlar, akış haritaları ve değişik parametrelere göre görüntüleme gibi işlemler yapabilirler.

Process Builder : Tasarlanan iş akışlarının uygulanmasını sağlayan bölümdür. Process Builder grafik tabanlı  kullanıcı arayüzüne sahiptir.
Önceden tasarlanmış akışlar veya akış kalıpları iş ihtiyaçlarına göre; otomatik akışlar,  kişiye özel akışlar, dış sistemlerle entegrasyon,içerik ve veri yönetimi gibi konularda düzenlenir. Tüm bu iş akışları sırasında, Process Builder, Documentum Form Builder ile tam olarak entegre çalışır. Elektronik formlar ve kullanıcı arayüzleri, iş akışı ile birleştirilir. Böylece kullanıcılar iş akışı sürecinde bilgi ve dokümanları doğru olarak kullanabilirler.

Form sBuilder : Görevler ve iş akış işlemleri için dinamik, tasarlanabilen kullanıcı arayüzleri yaratılmasını sağlar. Veri girişi, kontrol, onaylama gibi işlemler iş akışının bir parçası olarak burada tasarlanan arayüzler üzerinden yapılır. Arayüzler Documentum Web Development Kit altyapısı üzerinde çalışan Form builder ile hazırlanır. Forms Builder iş akışları ve görevlendirme  içerisinde kullanılan tüm arayüzlerin kolaylıkla tasarlanmasını ve uygulanmasını sağlar. Kullanıcılar  iş akışlarındaki veri ve dokümanları bu arayüzler üzerinden işlerler.

Taskspace :  İş akışları  içerinde bulunan dokümanlara, hızlıca ulaşıp çağırabildiğiniz kolay kullanımlı arayüze sahip olan bölümüdür. Taskspace belirli iş ve görev gereksinimlerine göre uyarlanabilir. Bu özellik sayesinde çok yoğun işlemlerin yapıldığı iş akışlarında, uyarlama süresi kısalır. Bu tür uygulamalara kredi başvuruları, ödeme takibi, dava takibi, çeşitli başvuruların yönetilmesi gibi işlemleri örnek olarak verebilirz.

Process Engine : Gerçek ortamda çalışan iş akışlarının içerisinde yer alan görevlerin doğru grup, sistem ve kişiler tarafından,doğru zamanda gerçekleştirilmesi planlar, yönetir ve uygular. Documentum Process Engine yoğun olarak gelen iş akışlarınında performansı sağlamak için, işlerin  kuyruğa atılması,önceliği olan işlerin önce yapılması, bitiş tarihi olan işlere öncelik verilmesi gibi özellikleri kullanır. Ayrıca tüm işlemlerin detaylı tutulan tarihçe raporu sayesinde akışlar iyileştirilebilir ve tüm aktiviteler anlık olarak izlenebilir.

Process Integrator : Documentum'un iş akışı, içerik ve arşiv uygulamalarını, belirli standartlar dahilinde servisler olarak diğer sistemlerle entegrasyonunu sağlar.Diğer sistemlerin ve uygulamaların , akışları tetiklemesi,akış aktivitelerini otomatize etmesi ve veri alış verişi sağlaması için , geniş bir entegrasyon metodolijisi sağlar. Sonuç olarak iş akışları kurumsal yazılımlar ile konuşmaya başlar ve Process Integrator'un otomatik e posta servisi ile bu iletişim başka boyutlarada taşınabilir.

Business Activitiy Monitor : Docementum Process Engine tarafından iş akışlarının gerçekleştirilmesi sırasında, gerçek zamanlı rapor ve uyarıların oluşmasını sağlar. BAM daha önceden tanımlanmış performans kriterlerini (KPIs) izler. İş akışları sırasında, oluşan değerler daha önceden belirlenen performans kriterleri aralığını aştığında, otomatik olarak uyarı mesajları oluşur. BAM aynı zamanda,  Process Simulator ve Process Analyzer'a gerçek ortamda oluşan  performans verilerini sağlayarak, iş akışlarının iyileştirilmesinde aktif rol oynar.

Process Connectors: Process Suite 'i , raporlama, analiz, kural motoru, tarihçe gibi 3. Parti uygulamalarla önceden hazırlanmış  altyapısını kullanarak entegre eder. Aynı zamanda Documentum Process Suite'e dışarıdan veri alınmasını sağlayan aşağıda belirtilen connector'ler de mevcuttur.

• TIBCO Staffware
• BEA WebLogic Integration (WLI)
• BEA AquaLogic BPM (formerly Fuego)
• Microsoft BizTalk
• Business Process Execution Language (BPEL)-compliant BPM products