Century

Üretim

Üretim/Hizmet alanında faaliyet gösteren kurumlar, satış, satınalma, lojistik, finans, muhasebe,operasyon, teknik destek, insan kaynakları vb . gibi bölümlerde oldukça fazla sayıda doküman üretmektedirler. Birçok süreç üretilen bu dokümanlara bağlı olarak yapıldığından, kağıtla yapılan işlemler üretim yapan firmaların çok zamanlarını almaktadır.

Büyük şirketlerin dokümanla en yoğun işlem yapan bölümlerinin başında muhaberat gelir. Burada şirekete gelen çok sayıda doküman şirket genelinde ki çalışanlara dağıtılır. Şirketin büyüklüğüne göre bu dokümanların , kişilere ulaştırılması bile zaman almaktadır. Özellikle kamu ile yapılan yazışmalarda gelen evrakların çoğunun cevap verme süreleri vardır. Zamanında cevap verme konusunda kurumlar ciddi sorunlar yaşaamaktadır. PaperWork muhaberat sistemininin elektronik ortamda yönetilmesini sağlar. Gelen dokümanlar taranarak PaperWork üzerine aktarılır. Buradan ilgili personele doküman hemen ulaştırılır. Dağıtımda zaman kaybı yaşanmaz. Her türlü giden ve gelen evrak indekslenerek PaperWork üzerinde kayıt altına alınır.DocFlow ile dokümanların kurum içerinde dağıtımı otomatize edilebilir. Dağıtımla ilgili raporlar sistem üzerinden alınabilir.

Satınalma işlemlerinde teknik şartname, broşür, teklif ,sözleşme gibi çok sayıda doküman üretilmektedir. Bu dokümanların PaperWork ile elektronik ortamda arşivlenmesi satınalama personelinin performansını arttıracaktır. Daha önce yapılan her türlü satınalmada kullandıkları dokümanlara hemen ulaşabilirler. DocFlow ile satınalma süreçlerini elektronik ortamda yönetebilirler. Satınalma akışının DocFlow üzerinde yönetilmesi doküman ve formların onay noktaları arasında elektronik olarak dolaşmasını sağlar.

Satış ve pazarlama işlemleri sırasında teklif, sözleşme, broşür ,sunum, logo,teknik dokümanlar vb. gibi çok sayıda doküman üretilmektedir. Tüm bu dokümanların merkezi bir yapıda elektronik olarak arşivlenmesi gerekmektedir.

Satış ve pazarlama bölümleri kurumların ürün ve hizmetlerini satmalarını sağlayan, müşteri tarafındaki ön yüzleridir. Bu yüzden burada ki personelin verimliliği çok önemlidir. PaperWork personelin gereksiz yere kağıt ile işlem yapmasını engeller.

Satış sürecinin DocFlow ile takip edilmesi sayesinde, kurum içerisindeki işlemler hızlanır. Müşterilere geri dönüş süresi kısalır. Satış sırasında oluşan her türlü doküman, ihtiyacı olan bölümün hemen kullanımına sunulur. DocFlow üzerinde ki akış yönetimi ile, satış işlemleri sırasında, satış grubunun muhasebe, finans, teknik ve logistik gibi bölümlerle olan ilişkileri otomatize edilmiş olur.

Muhasebe, finans, lojistik gibi bölümler ise fatura ve irsaliyelere bağlı birçok işlem gerçekleştirmektedir. PaperWork ile taranmış dokümanlar üzerinde birçok işlem yapabilirsiniz. Kağıdın üzerine not almak, post it yapıştırmak , renkli kalemle işaretlemek gibi tüm bu işlemleri elektronik ortamda PaperWork ile yapabilirsiniz. Gelen faturalar ,hangi bölüm tarafından harcama yapıldıysa onay için o bölüme gönderilir. Onay geldikten sonra muhasebe veya ERP yazılımına giriş yapılır. Bütün bu işlemler insan gücü kullanılarak gerçekleştirildiğinde zaman kaybına neden olur. Fatura onay işlemini PaperWork üzerinden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. Gelen faturalar tarandıktan sonra, gerekiyorsa üzerine notlar alınarak ilgili bölüme onay için iletilebilir. Bu işlem DocFlow kullanılarak otomatik akış olarak da yapılabilir. Fatura Paperwork üzerinden onay için ilgili bölüme geldiğinde, kontrol edilir gerekiyorsa üzerine notlar düşülür ve onaylandıktan sonra otomatik olarak, muhasebenin önüne düşer.

Müşteri sadakat kart (Loyalty card) uygulamaları yaygın olarak uygulanmaya başlamaktadır. Bu tür uygulamalarda kurumlar müşterilerinden çok miktarda başvuru formları toplamaktadır. Bu formların işlemesinde insan gücü kullanılması, süreci uzatmaktadır. Hata oranıda oldukça yüksek olmaktadır. Bundan dolayı da form başına işleme maliyetleri de yükselmektedir. PaperWork FormMagic ile tüm formlar otomatik olarak işlenir ve maliyetleriniz düşer.

İnsan kaynaklarında ise personelin ikametgah belgesi, bitirdiği okul diplomaları, özgeçmişi gibi çeşitli dokümanlar kullanılmaktadır. Ayrıca toplanan özgeçmişlerin elektronik ortamda indekslenerek arşivlenmesi, pozisyon açıldığında bu kişilere hızlıca ulaşılması sağlar.

Arşiv bölümlerinde ise PaperWork aynı zamanda fiziksel arşivlerin yönetilmesi için de kullanılabilir. Arşivde belgelerin hangi koridordaki ,hangi dolapta ki, hangi rafta ve kaç numaraları klasörün içinde olduğu gibi bilgileri PaperWork üzerinde tutabiliriz. Dışarıya verilen dokümanlar listesi ve imha zamanı gelen dokümanlar listesi gibi raporları sistemden alabiliriz.

Kurumlar, üretimde kullanılan makinelerin kullanım kılavuzlarını pdf formatında saklanmaktadır. Bu dokümanlara PaperWork 'ün gelişmiş arama motoru sayesinde kelime bazlı arama yaparak hemen ulaşabilirsiniz. Ayrıca teknik çizimlerin arşivlenmesi ve güvenliği PaperWork tarafından sağlanır.