Finansbank'ın Form İşlemleri PaperWork FormMagic'e Emanet

Finansbank'ta tüm kredi kartı başvuru formlarının taranması ve işlenmesi süreci, uçtan uça çözüm sunan GGSoft'un uzmanlığıyla PaperWork FormMagic uygulaması kullanılarak gerçekleştiriliyor.

Finansbank'a gelen tüm kredi kartı başvuru formlarının taranarak sayısal hale getirilmesi ve verilerin bankacılık sistemiyle bütünleştirilmesi, GGSoft un PaperWork FormMagic uygulaması tarafından gerçekleştiriliyor. Böylece Finansbank GGSoft'un sunduğu hizmet sayesinde olası iş yükü artışına, form yapısı değişikliklerine ve teknolojik gelişimlere hızla uyum sağlayabiliyor.

Finansbank Operasyon Bölümü Veri Giriş ve Kontrol Yönetmeni Burak Kavak, bu süreç için dışkaynak kullanımına nasıl karar verdiklerini şöyle anlatıyor: "2003 yılından önce bu işi şirket içinde yapıyorduk. Fakat başvuru formu derken çok yüksek sayılardan bahsediyoruz. Bu bazen ayda yüzbinlerce form anlamına geliyor. Bunun için ayrılacak bütçe bir yana, insan kaynağının planlanması da büyük sıkıntı yaşıyorduk. Çalışanların kariyerlerinin planlaması, yıllık izinlerinin hesaplanması, performanslarının ölçümü büyük bir yük getiriyordu. Bu yüzden 2003 yılında dışkaynak kullanmaya karar verdik. Geriye dönüp baktığımızda, 2003 yılında aldığımız bu kararın epey öngörülü bir karar olduğuna inanıyorum."

PaperWork FormMagic, Sistemi esnek bir yapıya kavuşturdu

Finansbank, 2007 yılının Haziran ayından beri bu alanda GGSoft'un uzmanlığına güveniyor. GGSoft kredi kartı formlarının taranma ve bankacılık sistemine entegrasyon sürecinde uçtan uca çözüm sunarken, bu iş için yine kendi ürünü olan PaperWork FormMagic uygulamasından faydalanıyor.

GGSoft'un gerçekleştirdiği bu süreç hakkında Kavak şunları söylüyor: "Form işleme deyince herkesin aklına ICR/OCR sistemleri geliyor. Ama form işleme sadece ICR/OCR sistemlerinden ibaret değil. Form işlemeyi bu sistemlerin üzerine yıkmak bazı formların işlenmesini imkansız hale getirebiliyor. Zira bizim sözünü ettiğimiz başvuru formları gerek sahada satış birimleri tarafından, gerekse şubelerde müşteri tarafından doldurulmuş, doldurulurken fazla özen gösterilmeyen başvuru formları. Bu başvuru formlarını ICR/OCR sistemlerine verdiğiniz zaman % 98'e varan okunamama oranıyla karşılaşabiliyorsunuz. Dışkaynak kullanmaya karar verdikten sonra GGSoft ile anlaşma öncesinde piyasadaki tüm şirketlerin demolarını gördük, programlarını inceledik. Hepsi ICR/OCR'a bağlı kalmış, bu kalıplar çerçevesinde çalışan programlardı. Oysa GGsoft'un PaperWork FormMagic ürünü bir kalıp ortaya koymuyor, bizim istediğimiz şekilde esnetebileceğimiz, ihtiyacımıza göre eğip bükebileceğimiz bir yapı öneriyordu. Bu nedenle GGSoft un PaperWork FormMagic'i tercih ettik."

Doküman yönetimi deyince bankanın sadece bir bölümünü değil, tümünü kaplayan çok geniş bir yapıdan bahsedildiğini vurgulayan Kavak, "GGSoft'la anlaşırken sadece kendi ihtiyaçlarımızı karşılayabileceklerini değil, bankadaki diğer bölümlere çözüm üretebileceklerini düşünüyorduk. FormMagic uygulaması hem kendi ihtiyacımıza, hem farklı departmanların ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir uygulama. GGSoft'un ürün geliştirme anlayışında müşterilerin ihtiyaçlarını ön planda tutması da buna büyük katkı sağlıyor" diyor.

Fiyat performans dengesi  İdeal bir noktada yer alıyor

Kavak, piyasadaki bu tür ihtiyaçlara cevap veren çözümleri genel olarak üçe ayırıyor: Birincisi yurtdışında yazılmış ve esnekliği olmayan uygulamalar. Bu tarz uygulamaları verimli kullanabilmek için çözümün ihtiyaçla bire bir örtüşmesi gerekiyor, üzerine ilave yapılamıyor. İkincisi uygulama bile denemeyecek, Access veritabanında yazılmış, profesyonel olmayan, web tabanlı uygulamalar. Kavak, bu uygulamaların da bu ölçekteki projeler için oldukça yetersiz olduğunu görüşünde. Kavak, GGSoft'un PaperWork FormMagic uygulamasının ise ihtiyaca göre yönlendirilebilen, yeterli çözüm sunabilen üçüncü tür ideal uygulamalara dahil olduğunu söylüyor. Kavak, "Bizim bankacılık tarafında dinamik bir yapımız var. Formlardaki bazı alanları eklemek, çıkarmak veya değiştirmek durumunda kalabiliyoruz. Bizim bu dinamizmimize kullanılan çözümün de uyum sağlaması gerekiyor, bizim tarafımızda yapılan her değişikliğe GGSoft'un da uyum sağlaması gerekiyor ki işler düzenli bir şekilde yürüsün. GGSoft ve FormMagic, bize bu esnekliği sağlıyor. Bunun dışında en az bunlar kadar önemli bir diğer konu da fiyat performans dengesi. Bu da GGSoft'u tercih etmemizde önemli bir etkendir" diyor.

Yönetim konusunda elimiz çok rahatladı

Kavak, sistemin en büyük faydasını yönetim konusunda gördüklerini belirtiyor. Normalde bu kadar yüksek sayıda dokümanı işlemek için büyük bir operasyona ihtiyaç duyulduğunu belirten Kavak, "Biz form başına ücretlendirme sistemiyle çalışıyoruz. Bize sundukları belli bir süre ve doğruluk taahütü var, beni sadece bu taahhütleri yerine getirip getirmedikleri ilgilendiriyor. Şu anda GGSoft bu işi 10 kişiyle mi yapıyor, 100 kişiyle mi yapıyor, teknolojik gelişimleri kim takip ediyor, operasyonu kim planlıyor, bunlar beni ilgilendirmiyor. Yönetimsel açıdan ben GGSoft'u tek bir personel olarak kabul ediyorum ve bu da yönetimsel açıdan işimi çok kolaylaştırıyor" diyor.

Kavak, bu sayede operasyonun nasıl kendi başlarına gerçekeştirebileceklerinden çok daha esnek bir hizmet kapasitesine ulaştığını da şu sözlerle ifade ediyor: "Normalde kurum içi gerçekleştirilen projelerde, personel maliyeti ve haftanın belirli günlerinde belirli saatte çalışma zorunlulukları nedeniyle form girişi yapamıyorsunuz. Ama GGSoft'un gerekli güvenlik şartlarını sağladığı sürece bu formları kendi yerinde işleyebilme şansı var. Ayrıca yeni kampanya yaptığımız zamanlarda veya üniversitelerin açıldığı dönemlerde form sayılarında ciddi artışlar oluyor. GGSoft bu gibi yoğun dönemlerde çalışanların ve ekipmanların sayısını artırabiliyor, fazla mesai gibi önlemler alabiliyor. Buna benzer dinamizmi bizim yapımıza uyarlamak çok zor. İşlerimiz arttığı dönemlerde bankaya yeni personel dahil etmek, bu personeli eğitmek, daha önceki çalışanlarla aynı seviyeye getirmek belli bir süre gerektiriyor. Oysa GGSoft, elindeki deneyimli personeli projenin ihtiyacına göre kolayca yönlendirebiliyor. Bunlar benim süreçlerimi kısaltıyor, asıl işime odaklanmamı sağlıyor.
Bu da müşterilerimize kalite ve hız olarak yansıyor."    

Bizim bankacılık tarafında dinamik bir yapımız var. Bizim bu dinamizmimize kullanılan çözümün de uyum sağlaması gerekiyor. GGSoft ve PaperWork FormMagic, bize bu esnekliği sağlıyor.

Haber Bülteni için tıklayın...