Groupama belge arşivi PaperWork ile verimini artırdı

GGSoft, Groupama kağıt belge arşivini PaperWork ürünüyle sayısal ortama aktararak, kurumun arşiv tarama ve belge paylaşımı süreçlerini çok daha hızlı ve verimli bir hale getirdi.

Groupama KoçSistem entegratörlüğü ile gerçekleştirdiği projede, GGsoft'un PaperWork ürünü sayesinde arşivinde yer alan ve günlük süreçte üretilen belgeleri sayısal ortama aktardı. Bu sayede Groupama bünyesinde arşiv tarama ve belge paylaşımı süreçleri çok daha hızlı ve verimli bir hale geldi. 
Groupama Web Uygulamaları ve İçerik Yönetimi Bölümünde Program Geliştirici olarak çalışan ve GGSoft ile gerçekleştirilen projenin Groupama tarafındaki üstlenicisi pozisyonunda yer alan Ekrem Doğan Baş, proje öncesinde çalışmalarını fiziksel belge arşivleri üzerinden yürütmenin kendilerine büyük bir külfet getirdiği söyledi. Baş, bu dönemi şöyle özetledi: "Kurum içinde düzenli olarak arşivlememiz gereken hasar dosyaları, tazminat dosyaları, bireysel emeklilik sistemi dosyaları, sağlık dosyaları, mühendislik ve yangın hasar dosyaları gibi çok sayıda belge var. Tüm bunlar daha önce kurum içindeki fiziksel arşiv alanında tutuluyordu. Bir departman arşivdeki bir belgeye ihtiyaç  duyduğunda isteğini arşiv birimine yazılı olarak iletmek ve belgeyi imza karşılığında teslim-  almak durumundaydı. Bu durum ayrı bir bürokrasi yaratan ve istenen belgenin temin edilmesini zorlaştıran bir süreçti. Dahası, istenen belgelerin işi bittiği an arşive gönderilmemesi nedeniyle çoğu serviste belge yığılması oluşurken, sürekli elden ele dolaşan belgelerin zaman içinde yıpranması söz konusuydu. Tüm bunların üzerine fiziksel arşivlerin sel, yangın gibi tehditlere açık olmasını da ekleyince, arşiv sistemini sayısal ortama aktarmanın uygun olacağına karar verdik."

Yerli yazılım kullanmanın birçok yönden avantajı var

Groupama bünyesindeki fiziksel arşivin sayısal ortama aktarılması projesinde kullanılacak çözüm kriterlerini Baş şöyle sıralıyor: "Bizim için öncelikle önemli olan kullanacağımız çözümün güvenilir olması, dokümanları kurumumuzun ihtiyaç duyduğu niteliklere uygun olarak sisteme aktarabilmesi ve yazılımın tüm çalışanların hızla uyum sağlayabileceği ölçüde kolay kullanılabilmesiydi. KoçSistem entegratörlüğünde gerçekleştirdiğimiz projede GGSoft'un PaperWork ürününü tüm bu kriterleri başarıyla yerine getirdiği için tercih ettik."

Baş, projede yerli bir yazılımı tercih etmelerinin kendileri için çok büyük avantajlar sağladığını da şu sözlerle belirtiyor: "Yabancı programlarda arabirim ve fonksiyonların karşılığı çoğu zaman sözlük çevirisinden ibaret olduğu için aradığınız bir fonksiyonun nerede olduğunu, veya kullanmak istediğiniz fonksiyonun tam olarak hangi görevi yerine getirdiğini anlamadığınız durumlar oluyor. Ayrıca yabancı yazılımlarda yaşanan bazı karmaşık problemlerin çözümünde yurtdışındaki destek ekipleri devreye giriyor ki, bu da zaman zaman çözümün gecikmesi anlamına geliyor. PaperWork, anlaşılır diliyle kolayca uyum sağlanabilen ve uzun eğitimler gerektirmeyen bir yazılım. Ayrıca yerli bir ürün olmanın sağladığı avantajla herhangi bir sorunda çözüme tek adımda ulaşabileceğimizi biliyoruz. Ürünün modüler yapısı ihtiyacımızı birebir karşılıyor, hatta bu yapı sayesinde farklı özellikleri de ihtiyacımız olduğunda sistemimize kolayca dahil edebiliyoruz. Bu, ilerde gerçekleştireceğimiz herhangi bir projede PaperWork'ün işimize yarayan modüllerini alıp kullanabileceğimiz anlamına geliyor ve analiz süreçlerimizi  kısaltıyor. Dahası, GGSoft'un Türkiye'deki çalışma biçimlerini yakından takip etmesi sayesinde işimize uygun modüler çözümleri çok daha hızlı ve doğru biçimde sunabileceğine inanıyoruz."

PaperWork ile maliyet azaldı, bekleme süreleri ortadan kalktı

PaperWork, bugün Groupama genel merkezinde ve 16 ayrı bölge ofisinde 200 civarında çalışan tarafından günlük sayısal ortama aktarılan yaklaşık 4 bin adet belgenin takibi ve sayısal belge arşivinin taranması amacıyla kullanılıyor. Baş, mevcut fiziksel belge arşivinden sayısal ortama aktarılacak öncelikli belgelerin belirlenmesinin ardınan bunların sayısal ortama taşınmasında GGSoft'un yıl boyunca yaklaşık 15 kişilik bir ekiple kendilerine destek verdiğini söylüyor. Şu an için günlük belgelerin istenen biçim ve kriterlere uygun olarak sayısal ortama aktarılması ise Groupama bünyesindeki bir GGSoft personeli tarafından gerçekleştiriliyor. Merkezde ve tüm bölgelerde belge görüntüleme için PaperWork kullanımı yüzde 80'e ulaşmış durumda. Belgelerin merkezde ve bölgeler yerine sayısal görüntüleme yoluyla paylaşılmasının maliyet ve zaman açısından getirdiği çok büyük avantajlar olduğunu söyleyen Baş, "PaperWork öncesinde dokümanlar bölgelere gönderilmek üzere elden ele, kargo veya faks yoluyla taşınıyordu. Bunun için de baskı, faks ve kargo ücretlerini yüklenmek zorunda kalıyorduk. Bölgelerin merkezden istediği belgeler gün içinde saat 4'e kadar istenirse ertesi gün, 4'ten sonra gelen talepler ise bir sonraki gün kargoya veriliyordu. PaperWork sayesinde arşivdeki belgelerin görüntüleme sürecini anlık hale getirmenin yanında, fiziksel belge taleplerini de azalttık. Örneğin bundan önce bireysel emeklilik dosyası talepleri günde 80 adedi bulurken, PaperWork sonrası talep sayısı 1-2 civarında gerçekleşiyor. Böylece gönderi ve iletişim maliyetlerini ciddi oranda düşürmenin yanında, belge kayıplarını da önledik" diyor.

Çalışanlar işine odaklandı, kurumun prestiji güçlendi

KoçSistem entegratörlüğünde PaperWork ile gerçekleştirilen projenin Groupama'ya sağladığı en büyük fayda konusunda Baş'ın tereddütsüz söylediği ilk şey, projenin kurumdaki iş verimliliğine olan katkısı ve sağladığı prestij. Bu kadar çok evrakın üretildiği şirketlerde evrak takibinin de ek bir iş olarak insanların karşısına çıktığını ifade eden Baş, "PaperWork ile bunu ortadan kaldırarak insanların üzerinden önemli bir yükümlülüğü almış olduk. Ayrıca artık fiziksel arşivin yanında erişimin, yönetimin, saklamanın daha kolay olduğu sayısal bir belge arşivine sahibiz. Böylece yasal saklama süresi bittiği için belgeler fiziksel arşivden kaldırılsa bile, sayısal arşivden bu bilgilere ulaşmaya devam edeceğiz. Bu da kurumsal hafızamızın geliştirilmesi için atılmış bir adım olarak şirkete ayrı bir prestij kazandırıyor, müşterinize sunabileceğiniz bilginin süre sınırını ortadan kaldırarak gözünde daha değerli hale getiriyor. PaperWork ile kurduğumuz bu sistem, ayrıca gelecekte denetleme konusundaki olası gelişmelere de hazırlıklı olmamızı sağlayacaktır" diyor.

Dosyalar elden ele dolaşmıyor, ileri seviye güvenlik sağlanıyor

Groupama'nın KoçSistem entegratörlüğünde PaperWork ile gerçekleştirdiği projede öne çıkan bir diğer avantaj da, arşivdeki belgelerin paylaşımında üst seviye güvenliğin sağlanması. Fiziksel arşiv sisteminde elden ele dolaşan dosyaların güvenliğinden bahsedilemeyeceğini belirten Baş, sayısal arşivin güvenliğinin sağlanması hakkında şunları söylüyor: "PaperWork bizim Active Directory yapımızla uyumlu olarak çalışıyor. Bu sayede PaperWork altındaki arşiv erişim yetkilerini doğrudan kullanıcı hesabıyla ilişkilendirebiliyoruz. Kullanıcı sisteme normal bilgisayar şifresiyle giriş yaptığı andan itibaren ulaşabileceği dokümanlar konusunda yetkileri tanımlanmış oluyor. Kimse yetkisi dışındaki dokümanlara ulaşamıyor, domain dışındaki bir bilgisayar üzerinde PaperWork kurulu olsa bile hiçbir belgeye erişemiyor. Ayrıca tüm erişimlerin kaydı sistemde tutuluyor. Tüm bölge erişimlerini kendi özel iletişim hatlarımız üzerinden gerçekleştiriyoruz. Herşey intranet üzerinden çalışıyor, sistem kesinlikle internete açık değil."